営業職でアポイントが取れたら挨拶メールや担当変更などのメールを送る機会が多いです。そこでせっかく獲得したアポイントをムダにしないために効果が出る挨拶メールの例文をご紹介
営業職はアポが取れたらすぐに挨拶メールをする理由は担当に会えない
営業職につくと、既存顧客のフォローの他に新規顧客の開拓を行わなければなりません。営業の方はリストアップをし、会社の基本情報を調べてアポイントに望むかと思います。そこで
その際に、多くの方はアポイントを取り付けるという課題にぶつかるかと思います。
昔は、新規顧客に対して、突然の訪問を実施しても担当者が対応してくれる時期もありました。しかし、最近ではアポイントがなければ担当者に会えないケースがほとんどです。
したがって、現代では自分で手段を選択し、相手にコンタクトを取る能力が求められています。
営業が新規アポイントに取り付ける挨拶メールの書き方
そこで、今回は挨拶メールという手段に限定して、新規の顧客にアポイントを取り付ける〜フォローまでの方法をご紹介したいと思います。
なお、この一連の作業の中で重要な点が３つあります。
- 忙しい相手に時間を割いても会いたいと思わせる事
- 出来る限り相手の手間を省く事
- 内容を簡潔にする事
このポイントを押さえつつ、作成した例文をもとに説明したいと思います。
アポイントを取るための挨拶メール例文
早速、アポイントを取る際の挨拶メールの例文を作ってみました。皆さんが普段使用しているアポイントメールと比較してみましょう。
〈サンプル〉
件名（株）○○○○ 新製品のご紹介 アポイントのお願い
株式会社○○○○
ご担当者様
拝啓 ○○の候、貴社におかれましては益々ご隆昌のこととお喜び申し上げます。
私、（株）○○○○ 営業部の○○○○と申します。
この度は、貴社のHP情報を拝見し、ご連絡差し上げました。
私共は食品サンプルのメーカーを実施しており、是非、御社の食品部門様と協同し、
さらなる価値を消費者の方々にご提供したいと考えております。
つきましては、下記の日程で、ご説明の機会をいただければと思います。
お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いします。
1.希望日時
○月○○日（ ） 13:30～16時
○月○日（ ） 10:30～11時
2.内容
・弊社、食品サンプルのご紹介
アポイントを取る為に挨拶メールを送る時は相手を知った経緯や用件を説明しましょう。
また、先にこちらで候補日を提案しておくと、相手の手間が省けて好印象です。
アポイントを取ったあとに日程確認メール
アポイントを取り付けた後に忘れがちなのが、日程確認です。
１ヶ月前に取り付けたアポイントなどの場合、先方の事情が変化している事もありえますので、訪問2〜3日前に日程確認の挨拶メールを送りましょう。
〈サンプル〉
件名：（株）○○○○ （○月○日）貴社訪問について
株式会社○○○○
○○様
いつもお世話になっております。
（株）○○○○ の○○でございます。
先般お約束を頂きましたとおり
○月○日の○時に貴社にお伺いしますので
何卒よろしくお願いいたします。
確認の際のポイントは簡潔である事です。相手が業務の合間に簡単に確認・返信出来る内容を心がけましょう。
また、先方から日程調整や追加のお願いの返事が来た際、事前に対応できれば、相手により好印象を与える事ができます。事前確認のメールを送り、スムーズに面談を迎えましょう。
初対面営業が終わったあとのお礼メールの例文
最後に、アポイントが終わった後に重要なのがフォロー用の挨拶メールです。
相手に貴重な時間を割いていただいた訳ですから、しっかりと感謝の気持ちを伝えましょう。
〈サンプル〉
件名:本日の訪問のお礼
本日は、貴重なお時間を頂きましてありがとうございました。
今回、○○様にいただいたご指摘を社内で共有し、活かさせて頂く所存です。
この件につきましては、来週の頭には具体的な内容をお知らせできると思います。
まずは取り急ぎお礼まで。
フォローメールのポイントは相手に感謝をつたえると共に、次のアポイントにつなげる事です。
したがって、メールには次回のアクションや先方から出た課題に対する対応を記載しましょう。
アポイントを取り付ける以上に、このフォロー用の挨拶メールは重要になります。しっかりと実践し、次の商談へとつなげていきましょう。
また、相手に何かしらの課題や質問を受け、それらに対する資料などの準備が出来た場合は、下記のようにメールを作成し、再アポイントを取りましょう。
〈サンプル〉
件名:先日のご相談の件につきまして
株式会社○○
◇◇◇様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の○○です。
先日ご相談いただきました件の資料の
ご用意できましたので、ご連絡致しました。
ぜひ直接ご説明させていただきたいと思いますので、
30分ほどお時間をいただければ幸いです。
私は以下の日時にご訪問できますので、
○○様のご都合をお聞かせいただければと思います。
＜候補日時＞
・○月○○日（ ） 10:00-12:00
・○月○○日（ ） 13:00-17:00
お忙しいところ申し訳ありませんが、
どうぞよろしくお願いいたします。
なぜ、挨拶メールを送るのか?
いかがだったでしょうか?アポイントの挨拶メールは基本的に上記の内容のサイクルをテンポよく続ける事が大事です。
最後に、なぜ私たちは挨拶メールを送るかの目的を考えたいと思います。基本的には皆さん、仕事の効率アップのためなどの目的に終始するかと思います。
しかし、挨拶メールを送る事の本質的な目的は相手とコミュニケーションを取る事です。
仕事をする際には、スキルやキャリアなども、もちろん重要です。
ただ、それらの能力は相手とのコミュニケーションをしっかりと行い、信頼関係を築いて、初めて活きてきます。
皆さんがしっかりと相手とコミュニケーションを取り、より良い成果を出せる事を祈っています。
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