仕事のマニュアルがない会社が多く、その人しかわからない属人的な状態になっている仕事って多いですよね。そのため簡単に引き継げない。それを防ぐためにはマニュアルです。新入社員や後輩に仕事を依頼するときは教えながらマニュアルにまとめてもらおう
新しい仕事を覚えるときはマニュアル化してしまおう
新入社員などの場合、覚えることがたくさんあるのでメモすることも多いと思います。先輩も忙しくて細かく教えることも出来ないかもしれません。その場その場で言うことが変わるかもしれません。
それを防ぐために、教わりながらマニュアルを作りましょう。そして先輩は今まで仕事や業務のマニュアルがなければ、これを気に時間が多少かかってもマニュアルを作ることを意識しましょう。
マニュアル作りは先輩も後輩もメリットが多い
新人の場合は、教わったことが多く混乱しがちです。何を覚えて忘れたかを把握しにくいです。先輩が忙しいと聞きにくくて、手持ち無沙汰になってしまったりします。
そこで教えた仕事をマニュアル化する業務をさせると、自分がどこまで把握しているか、忘れているかがわかります。
そして、先輩にマニュアルをチェックしてもらえば、教育係の先輩はそのマニュアルを見るだけで、どこが違うか、どこを勘違いしているかを把握することが出来ます。
言った言わないを防ぐ事にもなりますし、新人がマニュアルを作ってくれれば、次に入ってくる新人に教えるときにそのマニュアルを見てわからなかったら聞いてね。ですむようになります。
マニュアルがあると業務改善ができる
作業内容が明文化されていたり、イラストや写真などを使ったフローなどで表現されているため、すべての人が共通して作業ができます。そして、新しく作業する人がみた時に、これ効率悪くないかなっと気がつくことが出来ます。
もっと楽にすればいいのにめんどくさいなぁ～となります。マニュアルは一度作れば終わりじゃ無く、あくまで最初の流れを作っただけにすぎません。
引き継ぐときなどに、改善できるところは改善してくださいね。と伝えてそれを評価に加えていけば、無駄な業務が減っていきます。
例えば『文章を検索して探すをメニューから選んで検索を選ぶ』と書いてあるところを『Ctrl+Fで検索する』と書き直すだけで、作業効率がかなり上がりますよね。ルーチンでボリュームがおおい作業ほど、たった１つのショートカットで業務効率があがります。
自分にとって当たり前のことでも、人は知りません。マニュアル化されているとその自分が知っていて、人が知らないことに気がつくことができます。もちろんその逆もね。
まとめ新しい仕事を始めるときはマニュアル化
新人に教えるとき以外にも、自分が新しい仕事をするときにはマニュアル化しましょう。最初は面倒だけど、なれるとマニュアルを作っとかないと、長期的に見ると業務効率が悪いことに気が付きます。
質問されて、なんだっけ？調べて回答っということの繰り返しになるよりいいですよ。
自分が新しいプロジェクトなどを手がけるときには、必ずマニュアルを作りながら作業します。困ったときにすぐに問題解決できるのと、仕事を後輩や他の人に引き継ぐときにこれ読めば大丈夫だからの一言で終わるからね。
みんな面倒臭がる仕事だから評価されるし、自分も便利だし転職の時の自己PRにも役に立つよ。